SOSIALISASI AUDIT KEARSIPAN INTERNAL INSTANSI PEMERINTAH

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten harus melaksanakan Audit Kearsipan Internal, agar penyelenggaraan kearsipan sesuai standar peraturan kearsipan.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar memerlukan beberapa komponen, meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh Sumber Daya Manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana di maksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat tercapai maka di perlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip, baik pada tingkat pusat maupun daerah dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu di laksanakan pengawasan kearsipan yang komprehensif. Hal ini sejalan dengan semangat Percepatan Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah yang di canangkan oleh Kementerian  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yaitu dengan memasukkan Indeks Manajemen Kearsipan sebagai salah satu komponen 8 area perubahan yaitu pada Penguatan Tata Laksana.

Sosialisasi Pengawasan/Audit Internal Kearsipan ini  sebagai tindak lanjut dari pengawasan atau audit kearsipan yang telah dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Gubernur melalui Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2017, dan juga sebagai upaya mendorong Organisasi Perangkat Daerah selaku pencipta arsip untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang andal, terciptanya keamanan, keselamatan dan ketersediaan arsip yang autentik serta terpercaya sebagai aset nasional.

Dalam menghadapi tantangan VUCA ( Volatility, Uncertainty, Complexity dan Ambiguity ) ke depan yaitu situasi dunia yang kita hidup sekarang di mana adanya perubahan yang sangat  cepat, keadaan yang tidak pasti dan tidak terduga , di pengaruhi oleh banyak orang dan kompleks. Adanya ketidakpastian ini menggambarkan situasi dimana orang akan sulit mempredikasi sebuah keakuratan yang terjadi. Untuk  menghadapi tantangan tersebut, di perlukan kemampuan untuk beradaptasi secara cepat dan efisien dengan perubahan yang cepat termasuk penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan peraturan kearsipan guna mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih dan akuntabel.

Hilangnya beberapa arsip milik Negara dan pemerintah daerah, polemik asset negara dan asset daerah karena tidak didukung oleh bukti kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di organisasi perangkat daerah, penumpukan arsip di sembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan  yang sangat kompleks yang sering terjadi pada pemerintahan dan organisasi perangkat daerah. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik adalah ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula. Bukan hanya kinerja keuangan dan pembangunan yang membutuhkan audit dan pengawasan, tetapi bidang kearsipan pun harus dilaksanakan audit dan pengawasan kearsipan, karena urusan kearsipan merupakan salah satu urusan wajib pada pemerintah daerah sehingga penyelenggaraannya harus diawasi.

Pengawasan atau audit kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar  kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan/Audit  Kearsipan Internal dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan.  Bupati melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Grobogan akan melaksanakan Audit Kearsipan Internal bagi Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Grobogan pada tahun  ini, yang di awali dengan kegiatan Sosialisasi  Pengawasan atau Audit Kearsipan Internal. Melalui Audit Kearsipan Internal nantinya akan diperoleh peta kondisi penyelenggaraan kearsipan daerah Kabupaten Grobogan. Dengan adanya audit kearsipan akan memberikan ruang bagi organisasi perangkat daerah untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi hasil audit. Perlu diketahui bahwa tujuan audit kearsipan sebenarnya bukan untuk menghukum tetapi bagaimana agar organisasi perangkat daerah selaku pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik.

Dengan adanya Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal ini merupakan tahapan awal bagi kita semua untuk lebih mengetahui apa itu pengawasan atau audit kearsipan, untuk itu kepada peserta Sosialisasi kami berharap agar :

• 1.  Mengikuti kegiatan ini dengan penuh perhatian dan serap setiap informasi yang diberikan oleh Narasumber;

2.  Tindak lanjuti hasil Sosialisasi Pengawasan/Audit Kearsipan Internal di organisasi perangkat daerah masing - masing dan ;

3.  Laporkan kepada pimpinan Organisasi Perangkat Daerah untuk melakukan persiapan pelaksanaan Audit Kearsipan Internal.

     Terhadap Organisasi Perangkat Daerah, agar mempersiapkan hal – hal sebagai berikut :

      a.  Setiap OPD agar menyediakan Record Center (Ruang penyimpanan/Pengelolaan Arsip);

      b.  OPD agar menetapkan Petugas Pengelola Arsip dengan Surat Keputusan Kepala Organisasi Perangkat Daerah;

      c.  OPD agar memfasilitasi sarana prasarana dalam pengelolaan Arsip;

      d.  Setiap OPD agar menerapkan pengelolaan dan penyimpanan arsip sesuai dengan standar peraturan kearsipan.

SOSIALISASI RESTORASI ARSIP BUKU LETTER C DESA

Buku Letter C adalah arsip vital yang dimiliki desa yang berisi informasi terkait hal milik tanah dan membutuhkan perhatian khusus dalam pemeliharaannya. Mengingat pentingnya arsip buku Letter C Desa ini, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan selaku Lembaga Kearsipan Daerah membuat terobosan baru dengan menyelenggarakan Layanan Restorasi Arsip Buku Letter C Desa atau Si Cesa.

Guna mewujudkan hal tersebut,Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan pada hari ini Rabu, 31 Maret 2021 telah menyelenggarakan Sosialisasi Restorasi Arsip Buku Letter C Desa dalam rangka pembentukan desa percontohan tertib arsip tahun 2021. Sosialisasi ini dihadiri oleh 5 orang Kasi Pemerintahan dan 24 Aparatur Pemerintah Desa dari Kecamatan Kedungjati, Kecamatan Grobogan, Kecamatan Godong, Kecamatan Penawangan, dan Kecamatan Pulokulon.

Sosialisasi dibuka langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan, Bapak Suprianto yang di dampingi oleh para Kepala Bidang dan Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Dalam sambutannya Bapak Supriyanto mengatakan bahwa “Desa yang hadir dalam kegiatan ini akan mejadi desa percontohan di Kabupaten Grobogan untuk Restorasi Buku Arsip Letter C Desa”. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan juga menghimbau untuk desa dapat mulai menganggarkan perbaikan dan restorasi arsip buku Letter C Desa, hal ini dikarenakan dalam restorasi arsip membutuhkan bahan, materi, dan sarana prasarana yang cukup banyak dan membutuhkan biaya. Kedepannya bagi pemerintah desa yang ingin melakukan restorasi arsip buku Letter C Desa bisa langsung mendaftar secara online melalui laman website Dinas Kearsipan dan Perpustakan Daerah Kabupaten Grobogan atau website Pemkab Grobogan dengan mengklik tautan Si Cesa.

IBU TERCINTA

Judul           : Please Look After Mom (Ibu Tercinta)

Penulis         : Kyung – Sook Shin

Penerbit      : Gramedia Pustaka Utama

Cetakan       : 2020

ISBN           : 978-6020315409

Klasifikasi    : 899.221 3

Resensi buku karya Kyung-sook Shin ini sengaja saya upload di hari peringatan Ibu R A. Kartini, karena saat membacanya “The Power of Wonder Women” terasa dari awal hingga akhir. Terasa setelah tiada, hal yang sering terjadi. Buku ini mengingatkan kita untuk selalu mensyukuri nikmat kasih sayang yang sering kita lalai dari seorang IBU karena menganggap itu sebagai hal yang lumrah, atau hal yang sudah seharusnya.

Kyung-sook Shin telah menulis sejumlah karya fiksi. Dia merupakan salah satu novelis Korea Selatan yang karyanya paling banyak dibaca. Dia telah mendapat penghargaan Manhae Literary Prize, Dong-in Literature Prize, dan Yi sang Literary Prize serta Prix de I’Ina percu dari Prancis.

Please look after mom (Ibu Tercinta) adalah buku pertamanya yang diterjemahkan ke dalam bahasa inggris dan akan diterbitkan di sembilan belas negara. Dia bermukim di Seoul.

Buku ini diawali dari cerita sepasang suami-istri yang berangkat ke kota untuk mengunjungi anak-anak mereka. Sang suami bergegas naik ke gerbong kereta bawah tanah dan mengira istrinya mengikuti di belakangnya. Setelah melewati beberapa stasiun, barulah dia menyadari bahwa istrinya tidak ada. Istrinya tinggal di stasiun Seoul.

Perempuan yang hilang itu tak kunjung ditemukan dan keluarga yang kehilangan ibu/istri/ipar itu mesti mengatasi trauma akibat kejadian tersebut. Satu per satu mereka teringat hal-hal dimasa lampau yang kini membuat mereka tersadar betapa pentingnya peran sang ibu bagi mereka dan betapa sedikitnya mereka mengenal sosok sang ibu selama ini – perasaan-perasaannya, harapan-harapannya, dan mimpi-mimpinya.

Seperti yang dirasakan anaknya. Tak pernah terlintas dalam benaknya bahwa dulu ibu juga pernah berumur tiga tahun, dua belas tahun, dua puluh tahun. Dalam pandangannya ibu adalah ibu, sejak lahir dia sudah menjadi ibu. Tak terpikir olehnya bahwa ibu juga manusia yang mempunyai perasaan –perasaan yang persis sama seperti kau dan saudara-saudaramu. Dan kesadaran itu membuka matanya bahwa ibu juga pernah memiliki masa kanak-kanak, sebagai anak perempuan, sebagai perempuan muda, sebagai pengantin baru, sebagai ibu yang baru saja melahirkanmu ke dunia.

Adapun bagi suaminya, wanita itu hanyalah ibu dari anak-anakmu, setelah ibu anak-anakmu hilang, baru disadarinya bahwa yang hilang itu adalah istrimu. Istrimu, yang telah diabaikan selama lima puluh tahun, ternyata hadir di dalam hatimu. Setelah dia hilang, barulah keberadaannya teResensi buku karya Kyung-sook Shin ini sengaja saya upload di hari peringatan Ibu R A. Kartini, karena saat membacanya “The Power of Wonder Women” terasa dari awal hingga akhir. Terasa setelah tiada, hal yang sering terjadi. Buku ini mengingatkan kita untuk selalu mensyukuri nikmat kasih sayang yang sering kita lalai dari seorang IBU karena menganggap itu sebagai hal yang lumrah, atau hal yang sudah seharusnya.

Kyung-sook Shin telah menulis sejumlah karya fiksi. Dia merupakan salah satu novelis Korea Selatan yang karyanya paling banyak dibaca. Dia telah mendapat penghargaan Manhae Literary Prize, Dong-in Literature Prize, dan Yi sang Literary Prize serta Prix de I’Ina percu dari Prancis.

Please look after mom (Ibu Tercinta) adalah buku pertamanya yang diterjemahkan ke dalam bahasa inggris dan akan diterbitkan di sembilan belas negara. Dia bermukim di Seoul.

Buku ini diawali dari cerita sepasang suami-istri yang berangkat ke kota untuk mengunjungi anak-anak mereka. Sang suami bergegas naik ke gerbong kereta bawah tanah dan mengira istrinya mengikuti di belakangnya. Setelah melewati beberapa stasiun, barulah dia menyadari bahwa istrinya tidak ada. Istrinya tinggal di stasiun Seoul.

Perempuan yang hilang itu tak kunjung ditemukan dan keluarga yang kehilangan ibu/istri/ipar itu mesti mengatasi trauma akibat kejadian tersebut. Satu per satu mereka teringat hal-hal dimasa lampau yang kini membuat mereka tersadar betapa pentingnya peran sang ibu bagi mereka dan betapa sedikitnya mereka mengenal sosok sang ibu selama ini – perasaan-perasaannya, harapan-harapannya, dan mimpi-mimpinya.

Seperti yang dirasakan anaknya. Tak pernah terlintas dalam benaknya bahwa dulu ibu juga pernah berumur tiga tahun, dua belas tahun, dua puluh tahun. Dalam pandangannya ibu adalah ibu, sejak lahir dia sudah menjadi ibu. Tak terpikir olehnya bahwa ibu juga manusia yang mempunyai perasaan –perasaan yang persis sama seperti kau dan saudara-saudaramu. Dan kesadaran itu membuka matanya bahwa ibu juga pernah memiliki masa kanak-kanak, sebagai anak perempuan, sebagai perempuan muda, sebagai pengantin baru, sebagai ibu yang baru saja melahirkanmu ke dunia.

Adapun bagi suaminya, wanita itu hanyalah ibu dari anak-anakmu, setelah ibu anak-anakmu hilang, baru disadarinya bahwa yang hilang itu adalah istrimu. Istrimu, yang telah diabaikan selama lima puluh tahun, ternyata hadir di dalam hatimu. Setelah dia hilang, barulah keberadaannya terasa begitu nyata, seolah-olah kau tinggal mengulurkan tangan untuk menyentuhnya.

Kita sadari betapa penting peran dan posisi ibu dalam hidup ini. Sayangi Ibu setiap saat seperti halnya kehadirannya melengkapi dan menyempurnakan hari-hari kita. (ArifahNR)rasa begitu nyata, seolah-olah kau tinggal mengulurkan tangan untuk menyentuhnya.

Kita sadari betapa penting peran dan posisi ibu dalam hidup ini. Sayangi Ibu setiap saat seperti halnya kehadirannya melengkapi dan menyempurnakan hari-hari kita. (ArifahNR)

KEGIATAN PEMUSNAHAN ARSIP KABUPATEN GROBOGAN TAHUN 2021

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan selaku Lembaga Kearsipan tingkat Kabupaten telah melaksanakan pemusnahan arsip. Pemusnahan Arsip berpedoman pada SK Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan Nomor 045.32/040/2021 tentang Pemusnahan Arsip Tahun 2021, Surat Persetujuan Bupati Grobogan Nomor 045.35/408/VIII/2021 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip, dan Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip Tahun 2021.

Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Grobogan tahun 2021 dilakukan terhadap 5.134 berkas dari periode 1964-2014. Kegiatan ini disaksikan langsung oleh Ketua Tim Penilai Arsip, Pejabat perwakilan dari  Inspektorat dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan. Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara di lebur/ di cacah di PT Papertech Indonesia Magelang. Ketua Tim Penilai Arsip, Pejabat perwakilan dari  Inspektorat dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan telah memastikan bahwa seluruh arsip telah dimusnahkan sesuai dengan prosedur  dan menjamin bahwa isi informasi dan fisik arsip sudah dimusnahkan. Kegiatan pemusnahan arsip ini tertuang dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip. Perlu digaris bawahi bahwa Pemusnahan arsip ini harus dilakukan secara rutin agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan dengan baik dan menyelamatkan arsip-arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan informasional.