Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan merupakan perangkat daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan. Kedudukan, susunan organisasi, tugas, fungsi, uraian tugas jabatan, dan tata kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan saat ini diatur dalam Peraturan Bupati Grobogan Nomor 75 Tahun 2024 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, Uraian Tugas Jabatan dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah.

Peraturan Bupati Grobogan Nomor 75 Tahun 2024 menggantikan Peraturan Bupati Grobogan Nomor 77 Tahun 2021 dan mulai dilaksanakan paling lama sejak tanggal 1 Januari 2025. Dengan berlakunya peraturan tersebut, seluruh ketentuan mengenai kedudukan, susunan organisasi, pelaksanaan tugas dan fungsi, serta tata kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah harus disesuaikan dengan ketentuan dalam Peraturan Bupati Grobogan Nomor 75 Tahun 2024.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan dan perpustakaan;
2. Pengoordinasian, pengembangan, dan fasilitasi kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
3. Pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
4. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
5. Pengelolaan kesekretariatan Dinas; dan
6. Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Adapun susunan organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan terdiri atas:

1. Kepala Dinas;
2. Sekretariat;
3. Bidang Kearsipan;
4. Bidang Perpustakaan;
5. Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan; dan
6. Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana.

1. Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Dinas mempunyai fungsi perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pengembangan dan fasilitasi, pembinaan dan pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang kearsipan dan perpustakaan, pengelolaan kesekretariatan Dinas, serta pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam menyiapkan bahan koordinasi perumusan kebijakan teknis serta memberikan pelayanan administratif dan fungsional kepada seluruh unsur di lingkungan Dinas.

Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretariat membawahkan:

1. Subbagian Perencanaan dan Keuangan; dan
2. Subbagian Umum.

a. Subbagian Perencanaan dan Keuangan

Subbagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dalam perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan, dan pemberian bimbingan di bidang perencanaan dan keuangan, monitoring, evaluasi, pelaporan, serta sistem informasi Dinas.

b. Subbagian Umum

Subbagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dalam perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan, dan pemberian bimbingan di bidang administrasi umum, surat-menyurat, kepegawaian, hubungan masyarakat, sarana dan prasarana, perlengkapan, urusan rumah tangga, protokol, perjalanan dinas, kearsipan, hukum, dan ketatalaksanaan.

3. Bidang Kearsipan

Bidang Kearsipan dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Bidang Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi, evaluasi, serta pelaporan kegiatan di bidang kearsipan.

Bidang Kearsipan melaksanakan fungsi:

• Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan;
• Pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan;
• Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang kearsipan;
• Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang kearsipan;
• Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang kearsipan; dan
• Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

4. Bidang Perpustakaan

Bidang Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Bidang Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi, evaluasi, serta pelaporan kegiatan di bidang perpustakaan.

Bidang Perpustakaan melaksanakan fungsi:

• Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan;
• Pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang perpustakaan;
• Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang perpustakaan;
• Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang perpustakaan;
• Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang perpustakaan; dan
• Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

5. Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan

Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Dinas dalam perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi, evaluasi, serta pelaporan kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan.

Bidang Pengembangan dan Pembinaan Kearsipan dan Perpustakaan melaksanakan fungsi:

• Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
• Pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
• Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
• Pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan;
• Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang pengembangan dan pembinaan kearsipan dan perpustakaan; dan
• Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Bidang ini melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas sumber daya manusia kearsipan, pembinaan dan pengawasan kearsipan, bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan, pengembangan berbagai jenis perpustakaan, pendataan dan evaluasi pengembangan perpustakaan, pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan, serta pembinaan dan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca.

6. Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana

Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Dinas mempunyai tugas melaksanakan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pejabat Fungsional dapat melaksanakan tugas secara individu dan/atau dalam tim kerja sesuai dengan kompetensi dan penugasan yang diberikan. Selain Jabatan Fungsional, di lingkungan Dinas juga terdapat Jabatan Pelaksana yang melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi dan kebutuhan organisasi berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Dengan demikian, struktur organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Grobogan telah mengalami penyesuaian sesuai dengan kebijakan penyederhanaan birokrasi. Struktur organisasi terbaru tidak lagi mencantumkan seksi-seksi sebagaimana terdapat dalam SOTK sebelumnya, tetapi terdiri atas Kepala Dinas, Sekretariat dengan dua Subbagian, tiga Bidang, serta Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana.